Transformando Procurement: Integrando e trazendo inteligência de dados

O cliente estava utilizando o Portal Público da Ivalua como uma forma de permitir que os fornecedores se cadastrassem de forma autônoma para receber licitações de acordo com as commodities UNSPSC aprovadas. A liderança do Estado incentiva e promove fornecedores diversos em todos os Departamentos Estaduais e, por isso, muitas das Solicitações emitidas pelo Estado possuem metas de diversidade, especialmente voltadas para negócios pertencentes a mulheres de minorias (MWBE). Foram identificados os seguintes desafios:

• Transição de um processo manual/baseado em papel para processos automatizados habilitados na nuvem.

• Os processos eram complexos e padronizados entre as agências, o que representava um obstáculo para o desenvolvimento de processos padronizados que permitissem a conformidade e se alinhassem com as políticas.

• Problemas de comunicação e gerenciamento de mudanças foram barreiras documentadas em projetos anteriores.

• Falta de integração do sistema atual com outras plataformas e sistemas de gestão financeira.

• Atualizar um registro existente de fornecedor na Ivalua com os detalhes apropriados da certificação B2GNow, incluindo as principais especificações relevantes.

• Atualizar a especificação secundária de um fornecedor existente, uma vez que ela muda com bastante frequência.

• Para fornecedores que ainda não existem no sistema Ivalua, mas que são certificados pela B2GNow por meio do departamento do Estado, é criado um registro preliminar (shell record) no sistema. O fornecedor é então notificado com um link para concluir o processo de registro na Ivalua. Isso integra o novo fornecedor ao sistema, ampliando e promovendo a solução da Ivalua e aumentando a base de fornecedores competitivos.

• Os fornecedores foram informados com 90 dias de antecedência sobre a expiração do seu status de Empresa de Minoria. Isso proporcionou tempo suficiente para que pudessem solicitar a renovação junto ao órgão certificador.